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Offshore – Assistent/in des Projektleiters (Dokumentenmanagement & Administration – ENG/RU) - m/w/d

  • Karl Schmidt Spedition GmbH
  • Heilbronn Stammhaus
Offshore – Assistent/in des Projektleiters (Dokumentenmanagement & Administration – ENG/RU) - m/w/d, 1. Bild
Wir sind ein führendes internationales Engineering-, Beschaffungs- und Bauunternehmen (EPC), spezialisiert auf groß angelegte Industrie- und Logistikprojekte. Derzeit realisieren wir einen bedeutenden Logistikkomplex im Rahmen einer petrochemischen Entwicklung, bei dem unser Engineering-Büro in Deutschland eng mit dem On-Site-Team in Kasachstan zusammenarbeitet. Dieses dynamische Projektumfeld zeichnet sich durch hohe technische Standards, interkulturelle Teamarbeit sowie ein starkes Engagement für Sicherheit und Qualität aus. Unser Unternehmen legt großen Wert auf eine kooperative Unternehmenskultur und verfügt über eine nachweisliche Erfolgsbilanz bei der erfolgreichen Umsetzung komplexer Projekte. Wir bieten ein Umfeld, in dem Expertise und Innovation geschätzt werden.

Ihre Aufgaben:

  • Verwaltung der Projektdokumentation und Korrespondenz (ENG/RU); Organisation und Pflege der Dokumentenablage.
  • Organisation von Meetings mit europäischen Lieferanten und Übernahme administrativer Aufgaben; Nachverfolgung von Fristen.
  • Koordination des Kalenders, der Meetings, Reisen und grenzüberschreitenden Logistik des Projektleiters.
  • Vorbereitung von Tagesordnungen, Protokollen und Aktionslisten sowie Sicherstellung der fristgerechten Nachverfolgung.
  • Übersetzung und Erstellung von Korrespondenz ENG↔KAZ/RU, unter Sicherstellung von Klarheit und Konsistenz.
  • Abstimmung mit HR, IT und Finanzabteilung für Onboarding, Zugänge, Beschaffungsanfragen und Spesenverwaltung.
  • Umgang mit vertraulichen Informationen mit Diskretion; erste Ansprechpartner/in für den Projektleiter.
  • Organisation von Workshops/Veranstaltungen; Koordination von Dienstleistern und Einrichtungen für den Bürobetrieb.

Ihr Profil:

  • Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft/Verwaltung/Ingenieurwesen oder vergleichbar.
  • Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Assistenz/Administration auf internationaler Projektebene oder in Ingenieurunternehmen.
  • Fließend in Englisch, Kasachisch/Russisch; Deutsch von Vorteil.
  • Fundierte Kenntnisse in MS Office; Erfahrung mit EDMS-Systemen (Microsoft/SharePoint/DocuSign).
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Diskretion und Kommunikationsstärke mit Stakeholdern.

Wir bieten:

  • Standort: Heilbronn, Deutschland; Büro-Engineering-Position.
  • Mindestvertragslaufzeit: 3 Jahre; 5/2-Arbeitswoche; wettbewerbsfähige Vergütung.
  • Direkter Einblick in Projektleitung und komplexe EPC-Governance.
  • Berufliche Weiterentwicklung in einem unterstützenden, kollaborativen Umfeld.

 

  • Umfangreiche Sozialleistungen, einschließlich Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
  • Unfallversicherung
  • Modern ausgestattete Büros mit effizienter Technologie
  • Kostenlose Heißgetränke und Wasser
  • Firmenparkplatz
  • 28 Urlaubstage
  • Mitarbeitervorteilsprogramm

Ihre Ansprechpartnerin:

  • Frau Nahm, Helene - Assistenz Bereichsleiter Technik 
    Tel.: +49 7131 947-366